Az okiratok annak alapján, hogy mely állam hatóságai előtt kívánják azokat felhasználni két csoportba sorolhatóak, így különbséget kell tenni az Apostille tanúsítvánnyal és a ’klasszikus’ miniszteri felülhitelesítéssel ellátandó okiratok között. Az egyes külföldi államok jogszabályai illetve joggyakorlata eltérő abban a kérdésben, hogy az idegen okiratok milyen esetekben szorulnak felülhitelesítésre, az egyes külföldi államok szabályozása illetve gyakorlata eltérő. Erre figyelemmel ajánlatos előzetesen érdeklődni a felhasználás helye szerinti külföldi állam hatóságainál a tekintetben, hogy megkívánják-e az adott ügyfajtában előttük bemutatni kívánt magyar okirat felülhitelesítését. Jogi értelemben véve minden írásjelekben megtestesült gondolatnyilvánítás okiratnak tekintendő. Közokiratnak nevezzük azokat a dokumentumokat, amelyeket valamilyen hatóság saját illetékességi körén belül egy bizonyos előírt formában foglal írásba. Közokiratok: bírósági iratok, ítéletek, végzések, anyakönyvi jegyzőkönyvek és szerződések, ingatlanok adásvételi szerződése, erkölcsi bizonyítvány.