Fontos különbség van még egyrészt maga az okirat, másrészt annak másolata vagy fotokópiája között. Csak az első, tehát eredeti példányok minősülnek okiratnak, elvileg még a hitelesített másolatok sem okiratok, kivéve, ha ún. eredetiséget igazoló megjegyzés van rajtuk. A fordításszolgáltató feladata, felelőssége, és szakmai kompetenciája a fordítás előkészítése, a fordítás személyi és technikai feltételeinek biztosítása, a fordítás utáni utómunkálatok és minőség-ellenőrzés elvégzése, és a pontos határidőre szállítás garantálása, erkölcsi bizonyítvány fordítása.